Tandis que les informations sur l'adresse électronique peuvent être enregistrées pour tous les types de participant, les adresses électroniques de personne et de candidat sont conservées en tant que preuves. Une personne ou un candidat peut posséder un type d'adresse électronique personnelle ou professionnelle et plusieurs instances de chaque type sont également autorisées. Les dates de ‘Début’ et de ‘Fin’ permettent d'enregistrer la période pendant laquelle une adresse électronique particulière est valide. Les détails d'une adresse électronique ne changent pas au fil du temps. Si un individu peut cesser d'utiliser une adresse électronique particulière, les détails de cette adresse électronique ne changent pas. Pour cette raison, lorsqu'ils conservent des informations sur une adresse électronique dans le système, les utilisateurs doivent créer de nouveaux enregistrements ou corriger les enregistrements existants et les successions ne sont pas autorisées.
Les enregistrements d'adresse électronique ouverts à partir d'un autre dossier sont traités automatiquement. Pour ce faire, le système vérifie l'enregistrement entrant afin de déterminer si le système doit traiter l'adresse électronique comme un nouvel enregistrement, une modification d'une adresse électronique existante ou la considérer comme un double d'une adresse électronique déjà conservée. Si l'adresse électronique est considérée comme un double (où tous les attributs sur l'enregistrement correspondent à un enregistrement d'adresse électronique existant conservé), aucune mise à jour n'est effectuée.
Afin de déterminer si un nouvel enregistrement doit être ajouté ou si un enregistrement existant doit être modifié, le système vérifie d'abord qu'un enregistrement existant est logiquement identique. L'expression logiquement identique signifie qu'un certain nombre d'attributs correspondent à l'enregistrement entrant - dans ce cas, ceux-ci doivent inclure 'type de courrier électronique' et 'adresse'. Si les attributs correspondent, le système met alors à jour l'enregistrement existant conservé à l'aide des détails figurant sur l'enregistrement entrant (où l'enregistrement entrant possède la date de réception la plus récente). Si aucun attribut ne correspond, le système ajoute cet enregistrement en tant que nouvelle adresse électronique.