Les enregistrements d'identification permettent de stocker différentes formes d'identification de participant, comme les numéros de passeport et les numéros d'assurance nationaux. Les organisations utilisent généralement des enregistrements d'identification afin d'identifier et de rechercher des participants.
Si aucune référence d'identification n'est entrée sur l'enregistrement de personne ou de candidat, le système crée automatiquement un enregistrement de preuve d'identification de numéro de référence. Une personne ou un candidat peut disposer de plusieurs instances de la plupart des types d'identification mais ne peut posséder qu'un seul numéro de sécurité sociale ou un numéro de carte médicale à un moment donné.Les dates de ‘Début’ et de ‘Fin’ permettent d'enregistrer la période de validité de cette forme d'identification particulière. Par exemple, une personne peut avoir une double citoyenneté et posséder deux passeports valides, qui ont tous deux des dates d'expiration. Si la personne renouvelle ses deux passeports, l'utilisateur peut simplement mettre à jour les dates de ‘Fin’ sur les deux enregistrements d'identification. Si cette personne contacte l'organisation pour indiquer qu'elle a entré par erreur le mauvais numéro de passeport lors de son inscription en ligne à des prestations, l'utilisateur peut trouver l'enregistrement d'identification approprié et mettre à jour ce dernier sous forme de correction. Etant donné que les références d'identification ne changent pas au fil du temps, les successions ne sont pas autorisées.
Les enregistrements d'identification ouverts à partir d'un autre dossier sont traités automatiquement. Pour ce faire, le système vérifie l'enregistrement entrant afin de déterminer si le système doit traiter l'enregistrement d'identification comme un nouvel enregistrement, une modification d'un enregistrement existant ou le considérer comme un double d'un enregistrement d'identification déjà conservé. Si l'enregistrement d'identification est considéré comme un double (où tous les attributs sur l'enregistrement correspondent à un enregistrement d'adresse électronique existant conservé), aucune mise à jour n'est effectuée.
Afin de déterminer si un nouvel enregistrement doit être ajouté ou si un enregistrement existant doit être modifié, le système vérifie qu'un enregistrement existant est logiquement identique, en comparant les attributs 'Référence d'ID' et 'Type'. Si les attributs correspondent, le système met alors à jour l'enregistrement existant conservé à l'aide des détails figurant sur l'enregistrement entrant (où l'enregistrement entrant possède la date de réception la plus récente). Si aucun attribut ne correspond, le système ajoute cet enregistrement en tant que nouvel enregistrement d'identification.