Un nom correspond à n'importe quel nom enregistré pour une personne ou un candidat. Un certain nombre de types différents de noms peuvent être enregistrés, comme ‘enregistré’, ‘préféré’, ‘alias’ et ‘nom d'étape’. Les informations de nom sont capturées lors de l'enregistrement ; aussi, une fois que le processus d'enregistrement est terminé, un enregistrement de preuve de nom ‘enregistré’ est créé automatiquement. Seul un prénom est obligatoire pour l'enregistrement d'un candidat et si celui-ci est ensuite enregistré en tant que personne, un nom doit être capturé dans le cadre du processus d'enregistrement d'une personne. Une personne ou un candidat peut avoir plusieurs noms d'alias ou d'étape. Cependant, une personne peut posséder uniquement un nom ‘enregistré’ ou ‘préféré’. Un nom ‘enregistré’ ou ‘préféré’ d'un participant peut toutefois changer au fil du temps, ce qui permet aux utilisateurs de mettre à jour ces enregistrements sous forme de corrections ou de successions. Par exemple, un client peut contacter l'organisation pour indiquer qu'il a mal orthographié son nom lors d'une inscription en ligne à des prestations. L'utilisateur peut trouver son enregistrement de nom et le modifier sous forme de correction. Le même client peut contacter par la suite l'organisation pour signaler qu'il a changé de nom et dans cette situation, l'utilisateur peut trouver l'enregistrement de nom existant et modifier celui-ci avec une entrée en vigueur à partir d'une date particulière en entrant une ‘date d'effet du changement’.
Les enregistrements de noms ouverts à partir d'un autre dossier sont traités automatiquement. Pour ce faire, le système vérifie l'enregistrement entrant afin de déterminer si le nom doit être traité comme un nouvel enregistrement, s'il s'agit d'une modification d'un enregistrement existant ou d'un double d'un enregistrement déjà conservé. Si l'enregistrement de nom est considéré comme un double (où tous les attributs sur l'enregistrement correspondent à un enregistrement existant conservé), aucune mise à jour n'est effectuée.
Afin de déterminer si un nouvel enregistrement doit être ajouté ou si un enregistrement existant doit être modifié, le système vérifie qu'un enregistrement existant est logiquement identique, en comparant les attributs 'prénom', 'nom' et 'type'. Si les attributs correspondent, le système met alors à jour l'enregistrement existant conservé à l'aide des détails figurant sur l'enregistrement entrant (où l'enregistrement entrant possède la date de réception la plus récente). Si aucun attribut ne correspond, le système ajoute cet enregistrement en tant que nouvel enregistrement de nom.