Tandis que les numéros de téléphone peuvent être enregistrés pour tous les types de participant, les numéros de téléphone de personne et de candidat sont conservés en tant que preuves. Une personne ou un candidat peut posséder un certain nombre de types différents de numéros de téléphone et plusieurs instances de chaque type sont également autorisées.Les dates de ‘Début’ et de ‘Fin’ permettent d'enregistrer la période pendant laquelle un numéro de téléphone particulier est valide. Etant donné que les numéros de téléphone ne changent pas au fil du temps, les utilisateurs doivent modifier les enregistrements existants sous forme de corrections. Par exemple, un client peut contacter l'organisation pour indiquer qu'il a entré le mauvais numéro lors de son inscription en ligne. L'utilisateur peut trouver son enregistrement de numéro de téléphone et le mettre à jour sous forme de correction.
Les enregistrements de numéros de téléphone ouverts à partir d'un autre dossier sont traités automatiquement. Pour ce faire, le système vérifie l'enregistrement entrant afin de déterminer si le nom doit être traité comme un nouvel enregistrement, s'il s'agit d'une modification d'un enregistrement existant ou d'un double d'un enregistrement déjà conservé. Si l'enregistrement de numéro de téléphone est considéré comme un double (où tous les attributs sur l'enregistrement correspondent à un enregistrement existant conservé), aucune mise à jour n'est effectuée. Afin de déterminer si un nouvel enregistrement est ajouté ou si un enregistrement existant nécessite une modification, le système vérifie qu'un enregistrement existant est logiquement identique, en comparant tous les attributs sauf les champs de date. Si les attributs correspondent, le système met alors à jour l'enregistrement existant conservé à l'aide des détails figurant sur l'enregistrement entrant (où l'enregistrement entrant possède la date de réception la plus récente). Si aucun attribut ne correspond, le système ajoute cet enregistrement en tant que nouvel enregistrement de numéro de téléphone.