La distribution des unités d'un service associé à un élément de plan est traitée et approuvée soit par une ligne d'une facture de service, soit par une ligne d'une liste de participation. Lorsque le CPM envoie une notification indiquant qu'un fournisseur a distribué une ou plusieurs unités du service associé à un élément de plan, l'élément est automatiquement mis à jour et peut être affiché par l'assistant(e) social(e).
Les informations suivantes, relatives à l'élément de plan, sont mises à jour le cas échéant :
La date de début réelle de l'élément de plan est définie sur celle de la distribution de la première unité autorisée du service dans CPM. Le statut de l'élément de plan est ensuite défini sur 'En cours'. La date de fin réelle de l'élément de plan est définie sur la date de distribution de la dernière unité de service autorisée. Le statut de l'élément est ensuite défini sur 'Terminé'. A chaque distribution d'une unité, le coût réel est mis à jour d'après le montant réel réglé au fournisseur ou au bénéficiaire désigné, pour une ligne de facture de service ou une ligne de liste spécifique.
A chaque distribution d'une ou plusieurs unités du service associé à l'élément de plan, l'élément est mis à jour de façon à afficher le nombre total d'unités distribuées à ce jour. Les unités distribuées à une date particulière s'affichent près de l'élément de plan dans le suivi de Gantt.
Le coût réel de l'élément de plan est également mis à jour à chaque distribution d'unités de service, d'après le montant réel réglé au fournisseur ou au bénéficiaire désigné, pour une ligne de facture de service ou une ligne de liste spécifique. De cette façon, une fois toutes les unités distribuées, le coût réel affiché sur l'élément de plan représente le montant réel total supporté par l'organisme pour la distribution du service au client.
Dans la mesure où ces informations sont mises à jour automatiquement par le système suite à l'intégration au module CPM, l'assistant(e) social(e) ne peut pas les mettre à jour manuellement, à l'exception de la date de fin réelle de l'élément, qui peut être saisie manuellement si elle n'a pas déjà été indiquée automatiquement par le système. Si l'ensemble des unités autorisées d'un élément ne sont pas distribuées au client, l'assistant(e) social(e) peut indiquer une date de fin réelle pour l'élément de plan, de sorte que le statut de l'élément de plan soit défini sur 'Terminé'.
Si une date de fin réelle est saisie par l'assistant(e) social(e), et qu'aucune fréquence n'est indiquée pour l'élément de plan, la ligne d'autorisation de service associée est fermée au moment où la date de fin est entrée. Si une fréquence est spécifiée pour l'élément, toutes les lignes d'autorisation de service dont la date du service autorisé est postérieure à la date de fin indiquée sont automatiquement annulées.