Etant donné que les jalons servent à suivre les événements importants de la planification de service au fil du temps, une demande de dispense de jalon peut être requise afin de modifier les dates de début et de fin attendues d'un jalon créé automatiquement. Les dates de début et de fin attendues d'un jalon créé manuellement peuvent être modifiées sans demande de dispense. Le processus d'approbation d'une demande de dispense de jalon permet de confirmer la validité des modifications des dates du jalon. Dès qu'une demande soumise est approuvée, les nouvelles dates de début et/ou de fin attendues sont appliquées.
Les demandes de dispense de jalon ne peuvent être soumises (c'est-à-dire, les dates attendues d'un jalon ne peuvent être modifiées) que si le paramètre Extension de la date attendue autorisée a été configuré. Le processus d'approbation (c'est-à-dire la nécessité de soumettre une demande de dispense pour approbation) de ces requêtes n'est nécessaire que si le paramètre Dispense requise a également été configuré. Dans le cas contraire, l'utilisateur peut modifier directement les dates de début et/ou de fin attendues. Pour une description des paramètres, voir la section Configurations de jalons.
Les paramètres de vérification d'approbation de dispense d'un jalon déterminent le pourcentage de demandes de dispenses soumises pour un type spécifique de jalon qui doivent être examinées par le superviseur du dossier. Par exemple, une vérification d'approbation requérant que 60 % de l'ensemble des demandes soumises soient approuvées (et donc que 40 % ne nécessitent pas d'approbation) peut être configurée sur un jalon. La définition de vérifications d'approbation sur le niveau de jalon régie tous les jalons d'un type particulier.
Des vérifications d'approbation de demande de dispense de jalon peuvent également être définies au niveau de l'organisation et de l'utilisateur. Les paramètres de configuration des utilisateurs ont priorité sur les paramètres de jalon et d'unité de l'organisation, et les paramètres d'unité de l'organisation ont priorité sur les paramètres de jalon. Par conséquent, les paramètres de vérification d'approbation pour un type de jalon particulier constituent la "dernière étape" au cours de laquelle le système détermine si une demande de dispense nécessite une approbation. En d'autres termes, lorsqu'une demande de dispense est soumise pour approbation par un utilisateur, le système vérifie d'abord les paramètres de vérification de l'approbation de la demande de dispense de jalon transmise par l'utilisateur, puis il vérifie ces même paramètres issus de l'unité organisationnelle à laquelle l'utilisateur appartient. Puis, le système vérifie les paramètres d'approbation au niveau du jalon. Le système peut déterminer à tout moment de ce processus que la demande de dispense de jalon requiert une approbation.
Le processus d'approbation est lancé dès qu'un utilisateur soumet une demande de dispense de jalon. Si la dispense ne nécessite pas d'approbation, elle est automatiquement approuvée et la modification de la date du jalon est appliquée. Si elle requiert une approbation, le statut est Soumis. Notez qu'une seule dispense associée à un jalon peut être à l'état Soumis.
Une notification est envoyée à l'utilisateur ou au groupe d'utilisateurs approprié pour approuver ou rejeter la demande. Une fois la demande de dispense approuvée par l'utilisateur, le statut de la demande passe à Approuvé et la modification de date est appliquée. L'utilisateur peut également rejeter la demande de dispense, le statut est alors Rejeté.