Création des enregistrements de dossier d'inscription

Pour les demandes en ligne et les formulaires de demandes internes, une fois que tous les clients se sont identifiés ou enregistrés, le dossier d'inscription est créé. Le type de dossier d'inscription à créer est déterminé d'après les paramètres de configuration pour chaque programme demandé. Plusieurs dossiers d'inscription peuvent être créés à ce niveau si chaque programme demandé possède un type de dossier d'inscription différent configuré. Si le même type de dossier d'inscription est configuré pour plusieurs programmes sur la demande, un dossier d'inscription unique est créé pour ces programmes.

Lorsque le dossier d'inscription est créé directement, l'agent sélectionne le type de dossier d'inscription à créer.

Le statut du dossier d'inscription est défini sur Ouvert.

Définition de la date de demande

La date de demande est définie comme suit, en fonction de la manière dont la demande a été créée :

Pour les demandes soumises en ligne, la date de demande est définie sur la date en cours si la demande a été soumise pendant les heures ouvrables de l'emplacement racine de l'organisation. Si la demande est soumise hors des heures ouvrables de l'organisation, la date de demande est définie sur la date du jour ouvrable suivant. Voir le manuel Guide de configuration d'organisation Cúram pour plus d'informations sur la configuration des jours et des heures ouvrables d'une organisation.
Pour les formulaires de demandes soumis par un agent interne, si la date de demande n'est pas capturée sur le script, la date de demande est définie automatiquement de la même manière que dans le cas d'une demande en ligne.
La date de demande en ligne est définie sur la date entrée par l'agent lorsque le dossier d'inscription est créé directement ou lorsque la date de demande est capturée sur le formulaire de demande.

Définition de la référence de dossier

Une référence de dossier est générée lors de la création du dossier d'inscription. Une référence de dossier d'inscription et une référence de demande s'affichent dans la liste des dossiers d'inscription d'un client, incluant les dossiers d'inscription créés directement par l'agent interne. Pour les demandes soumises en ligne et les formulaires de demande soumis en interne, la référence de demande peut être utilisée pour rechercher tous les dossiers d'inscription créés lors de l'envoi d'une demande concernant plusieurs programmes, ce qui entraîne la création de plusieurs dossiers d'inscription.

Enregistrement des participants du dossier

Tous les clients concernés par la demande sont enregistrés en tant que participants du dossier sur le dossier d'inscription.

Définition du propriétaire du dossier d'inscription

Le propriétaire du dossier d'inscription est déterminé en fonction de la stratégie de propriété configurée pour le dossier d'inscription et le canal via lequel la demande a été soumise. Des stratégies de propriété distinctes peuvent être définies pour les demandes en ligne et les demandes internes. Par exemple, une organisation peut souhaiter une configuration selon laquelle toutes les demandes en ligne sont affectées à une file d'attente des travaux, tandis que les dossiers d'inscription créés en interne sont affectés à l'agent qui les a créés.