Des informations d'enregistrement sont sauvegardées pour chaque participant lors de l'enregistrement du participant. Ces informations incluent les préférences, le niveau de sensibilité et les informations de paiement du participant.
Les préférences d'un participant indiquent le bureau public, la méthode de communication et la langue préférés du participant.
Le niveau de sensibilité d'un participant indique les utilisateurs qui pourront accéder aux informations du participant. Chaque utilisateur se voit affecter un niveau de sensibilité sur le système. Pour qu'un utilisateur puisse accéder et/ou modifier les détails du participant, l'utilisateur doit avoir un niveau de sensibilité égal ou supérieur à celui du participant.
Les informations de paiement d'un participant indiquent la devise, la méthode de paiement et la fréquence à laquelle les paiements tiers sont émis vers le participant. Des paiements tiers sont émis pour les participants enregistrés en fonction des déductions de paiements de prestations d'une personne. Par exemple, un montant peut être déduit de la prestation d'une personne et utilisé pour payer le fournisseur d'un service public tel que le gaz ou l'électricité. Des paiements tiers sont émis à la suite d'un traitement de cas. Aucune information sur le paiement n'est gérée pour les candidats ou les représentants.
Afin de gérer efficacement l'éligibilité et la distribution des prestations et des services aux personnes et aux candidats, des informations sur la communauté sociale à laquelle la personne ou le candidat appartient sont enregistrées pour ces types de participant lors de l'enregistrement. Les informations sur la communauté sociale aident à déterminer l'éligibilité en fonction de la strate de la société à laquelle le participant appartient et incluent des détails sur l'origine ethnique, la race et le groupe autochtone. Les informations supplémentaires qui peuvent être enregistrées pour les personnes et les candidats incluent la nationalité et le pays de naissance.
Un exemple d'une origine ethnique est hispanique ou latino-américaine. Des exemples de race incluent noire/afro-américaine et blanche/caucasienne. Une ou plusieurs races peuvent être saisies pour un participant si nécessaire. Ainsi, le participant peut être évalué pour toutes les prestations et services applicables à chaque race. Les groupes autochtones se rapportent aux communautés spécifiques d'origine auxquelles la personne ou le candidat appartient. Par exemple Aztèque, Babine, Bahwika, etc. Des exemples de groupes autochtones incluent Esquimaux, Maya et Lakota. Les détails autochtones indiquent si le participant est un membre d'un groupe autochtone ou non et le groupe autochtone auquel le participant appartient.