Les informations collectées sur les participants sont saisies dans le gestionnaire de participants et peuvent être utilisées comme informations collectées de dossiers pour tous les dossiers associés à un participant. Exemple : le dossier médical du bénéficiaire, les informations concernant sa formation ou celles permettant de le contacter peuvent être ajoutés à l'un des dossiers du bénéficiaire et utilisés pour déterminer son éligibilité.
L'avantage est que les informations seront les mêmes d'un dossier à l'autre. Les modifications apportées à ces informations peuvent être enregistrées et appliquées à l'enregistrement du participant, et seront ainsi automatiquement indiquées dans tous les dossiers ou prestations produit liés au participant en question. Cela permet d'éviter les doublons d'informations collectées. Cette configuration peut être réalisée à partir de l'interface d'administration de l'application pour chaque information collectée sur le participant.
Pour les données saisies comme informations collectées dans le Gestionnaire de participants, un historique des modifications sera conservé. Chaque modification dans l'enregistrement sera sauvegardée et entrée dans l'historique de cet enregistrement d'informations collectées. Cela permet aux assistants sociaux de visualiser quand et comment l'enregistrement a été modifié, et d'accéder à une liste de toutes les modifications qui ont été opérées.