Registrazione dei verbali della riunione

La procedura guidata Registra verbali riunione assiste gli utenti nell'acquisizione dei dettagli della riunione che ha avuto luogo. In seguito, le informazioni possono essere condivise emettendo i verbali della riunione ai partecipanti e alle altre parti interessate. Ciascun passo della procedura guidata è facoltativo, in modo da fornire un approccio flessibile all'acquisizione delle informazioni chiave. La procedura guidata Registra verbali riunione supporta anche i verbali in lavorazione, consentendo la registrazione dei verbali nella fase iniziale della riunione e aggiornando le informazioni dopo il completamento della registrazione dei verbali della riunione. È possibile registrare i verbali di una riunione creata a partire dai calendari dell'utente e del caso.

È possibile acquisire le seguenti informazioni sulla riunione:

Dettagli della riunione: I dettagli della riunione includono l'oggetto della riunione, l'ubicazione, la data/ora di inizio e di fine. Sono inclusi anche il nome della persona che ha organizzato la riunione e l'agenda della riunione. Qualsiasi informazione immessa come parte della pianificazione della riunione viene prepopolata nei dettagli della riunione.
Note della riunione: Le note della riunione possono essere registrate in formato rich text.
Decisioni della riunione: Le decisioni della riunione possono essere registrate in formato rich text.
Presenza alla riunione: È possibile aggiungere partecipanti all'elenco degli invitati alla riunione per acquisire individui inizialmente non invitati che però finiscono col partecipare alla riunione. Tali partecipanti possono essere aggiunti dopo la riunione, insieme ai relativi indirizzi email, per consentire l'invio dei verbali. È altresì possibile sapere se un partecipante ha preso parte alla riunione o meno.
Azioni riunione: È possibile aggiungere tutte le azioni di riunione su cui è stata presa una decisione ai verbali della riunione insieme alla persona responsabile dell'azione ed alla data di scadenza entro la quale l'azione deve essere completata. Viene creato un incarico per l'utente responsabile dell'azione è visualizzabile dalla casella di posta dell'utente. È possibile aggiungere commenti alle azioni e, una volta completata, l'azione può essere chiusa.
File della riunione: È possibile allegare file al verbale di una riunione. I file allegati sono accessibili quando si visualizzano i verbali della riunione.
Riepilogo verbale della riunione: Il Riepilogo verbale della riunione è il riepilogo delle informazioni sui verbali della riunione che sono state registrate.

I verbali della riunione, una volta registrati, possono essere visualizzati e aggiornati, se necessario, a partire dai calendari dell'utente e del caso, nonché a partire dall'elenco di verbali delle riunioni creati. A partire da questo elenco di verbali delle riunioni, un utente può registrare anche i verbali, non ancora registrati, di una riunione esistente, oppure creare una nuova riunione e registrarne i verbali.

I verbali della riunione possono essere emessi ai partecipanti dall'organizzatore della riunione. Per impostazione predefinita, i verbali della riunione vengono emessi tramite email, in un documento PDF allegato; per questa ragione gli indirizzi email sono necessari. Quando i verbali vengono emessi, se uno o più indirizzi email sono mancanti o non validi, viene visualizzato un messaggio informativo.

Le riunioni possono essere emesse più volte e viene conservato un record della cronologia dei verbali emessi e dei relativi destinatari. Ogni volta che viene emessa una versione dei verbali della riunione, viene creato un riferimento dei verbali della riunione. Ciò consente di visualizzare i verbali reali nello stato in cui si trovavano al momento dell'emissione.