La registrazione del partecipante colloca un individuo o un ente in un ruolo specifico e definisce il tipo di partecipante dell'individuo o dell'ente. Il processo di registrazione può essere configurato per facilitare i requisiti di business dell'organizzazione; può essere implementato come processo indipendente o come parte di dell'elaborazione di un caso, uno screening, un'assunzione, ecc. Ad esempio, una persona può essere registrata indipendentemente da qualsiasi altro processo di business o come parte della creazione di un caso.
La registrazione del partecipante inoltre aggiunge un nuovo partecipante al sistema. Per ogni nuovo partecipante è possibile memorizzare diverse categorie di informazioni. Mentre alcune di queste categorie sono comuni a tutti i tipi di partecipante, altre sono relative solo ad alcuni tipi di partecipante. Ad esempio, la data di nascita. Le informazioni comuni sono di norma utili o applicabili a tutti i tipi di partecipante. Ad esempio, le informazioni relative all'indirizzo possono essere gestite per tutti i tipi di partecipante e vengono utilizzate per la corrispondenza del partecipante. Le informazioni aggiuntive sono in genere utili o applicabili solo ad alcuni tipi di partecipante. Ad esempio, delle informazioni sulle 'relazioni' possono essere conservate solo per le persone e le persone candidate.
La registrazione del partecipante verifica che tutte le informazioni necessarie vengano raccolte. Controlla inoltre se un partecipante è già stato registrato. Questo impedisce che lo stesso partecipante venga aggiunto al sistema più di una volta. Questo inoltre evita che una persona o un datore di lavoro già registrati come partecipanti vengano registrati di nuovo come candidati.
Inoltre, la registrazione del partecipante supporta più registrazioni per un individuo o un ente. Ad esempio, un ente che fornisce prodotti ed assume persone può essere registrato sia come fornitore di prodotti che come datore di lavoro. Viene completata una registrazione separata per ciascun tipo di partecipante, ma i partecipanti sono collegati nel sistema e le informazioni sono condivise tra i partecipanti.