Gli individui possono essere registrati come partecipanti persona candidata se l'organizzazione non dispone di informazioni sufficienti per registrarli come partecipanti persona. Le persone candidate possono essere registrate come parte della creazione di un nuovo caso di screening o con le stesse modalità degli altri tipi di partecipante. Sono modellati in modo simile ai partecipanti persona ma sono necessari meno requisiti di informazioni durante la registrazione della persona candidata. Questo significa che un individuo può essere sottoposto a screening per una potenziale eleggibilità anche se le informazioni su quell'individuo sono limitate. Se l'organizzazione ottiene maggiori informazioni su un individuo dopo la sua registrazione come persona candidata, la persona candidata può poi essere registrata come partecipante persona e le eventuali informazioni conservate per la persona candidata verranno automaticamente copiate nel record persona.
I datori di lavoro candidati vengono registrati con le stesse modalità degli atri tipi di partecipante. Se l'organizzazione ottiene maggiori informazioni su un datore di lavoro dopo la sua registrazione come datore di lavoro candidato, può poi essere registrato come partecipante datore di lavoro.
La registrazione di un rappresentante è diversa dalla registrazione standard. I rappresentanti possono essere registrati come contatti per i partecipanti, come corrispondenti per i partecipanti o i casi oppure come intestatari del caso. I rappresentanti vengono registrati come parte della creazione di tali ruoli, piuttosto che un processo di business indipendente. Ad esempio, quando viene inviata una lettera ad un corrispondente che non è un partecipante registrato, il corrispondente viene registrato automaticamente come rappresentante. Le informazioni immesse per il corrispondente (ad esempio il nome e l'indirizzo) vengo trasferite automaticamente al rappresentante. Tenere presente che l'accesso ai rappresentanti in genere avviene dal luogo in cui sono stati registrati poiché il loro scopo è relativo unicamente al ruolo per il quale sono stati aggiunti. La data di nascita del rappresentante viene utilizzata per differenziare un rappresentante persona da un rappresentante organizzazione.