Anche se le informazioni sull'indirizzo email possono essere registrate per tutti i tipi di partecipante, gli indirizzi email di persona e persona candidata sono gestiti come prove. Una persona o una persona candidata possono avere un tipo di indirizzo email di business o personale e sono anche consentite più istanze per ogni tipo. Le date 'Da' e 'A' sono utilizzate per registrare il periodo durante il quale uno specifico indirizzo email è valido. I dettagli di un indirizzo email non subiscono variazioni nel corso del tempo. Anche se un individuo può smettere di utilizzare uno specifico indirizzo email, i dettagli di tale indirizzo email non cambiano. Per tale motivo, quando si gestiscono le informazioni sugli indirizzi email nel sistema, gli utenti devono creare dei nuovi record o correggere dei record esistenti e le successioni non sono consentite.
I record di indirizzo email trasferiti da un caso all'altro sono elaborati automaticamente. A tale scopo, il sistema controlla il record in entrata per determinare se il sistema deve trattare l'indirizzo email come un nuovo record, modificare un indirizzo email esistente oppure considerarlo un duplicato di un indirizzo email già conservato. Se l'indirizzo email è considerato essere un duplicato (in cui tutti gli attributi del record corrispondono a un record indirizzo email esistente conservato) non viene eseguito alcun aggiornamento.
Per determinare se aggiungere un nuovo record o modificarne uno esistente, il sistema controlla prima se c'è un record esistente identico da un punto di vista logico. Identico da un punto di vista logico significa che diversi attributi corrispondono al record in entrata; in questo caso, ciò include 'tipo di email' e 'indirizzo'. Se gli attributi corrispondono, il sistema procede all'aggiornamento del record esistente conservato con i dettagli del record in entrata (dove il record in entrata la data di ricezione più recente). Se nessuno degli attributi corrisponde, il sistema procede ad aggiungerlo come un nuovo indirizzo email.