I record di identificazione sono utilizzati per memorizzare diverse forme di identificazione partecipante, come ad esempio i numeri di passaporto e i numeri di previdenza sociale. Le organizzazioni di norma utilizzano i record identificazione per identificare e cercare i partecipanti.
Se non viene immesso un riferimento di identificazione in una registrazione della persona o della persona candidata, il sistema crea automaticamente un record prova di identificazione di numero di riferimento. Una persona o una persona candidata possono avere più istanze della maggior parte dei tipi di identificazione ma possono avere un solo numero di previdenza sociale o di tessera sanitaria per volta. Le date 'Da' e 'A' sono utilizzate per registrare il periodo di validità della specifica forma di identificazione. Ad esempio, una persona può avere una doppia cittadinanza e avere pertanto due passaporti validi, entrambi con delle date di scadenza. Se la persona rinnova entrambi i passaporti, l'utente può semplicemente aggiornare le date 'A' su entrambi i record di identificazione. Se tale persona contatta l'organizzazione per comunicare che ha immesso per sbaglio il numero di passaporto errato quando ha presentato una domanda per delle indennità online, l'utente può trovare il record di identificazione pertinente e aggiornarlo come una correzione. Poiché i riferimenti di identificazione non subiscono modifiche nel corso del tempo, le successioni non sono consentite.
I record di identificazione trasferiti da un altro caso sono elaborati automaticamente. A tale scopo, il sistema controlla il record in entrata per determinare se il sistema deve trattare il record di identificazione come un nuovo record, modificare un record esistente oppure considerarlo un duplicato di un record di identificazione già conservato. Se il record di identificazione è considerato essere un duplicato (in cui tutti gli attributi del record corrispondono a un record di identificazione esistente conservato) non viene eseguito alcun aggiornamento.
Per determinare se aggiungere un nuovo record o modificarne uno esistente, il sistema controlla se c'è un record esistente identico da un punto di vista logico confrontando gli attributi 'Riferimento ID' e 'Tipo'. Se gli attributi corrispondono, il sistema procede all'aggiornamento del record esistente conservato con i dettagli del record in entrata (dove il record in entrata la data di ricezione più recente). Se nessuno degli attributi corrisponde, il sistema procede ad aggiungerlo come un nuovo record di identificazione.