La procedura guidata Registra verbali riunione consente di catturare i dettagli di una riunione e di inviare i verbali della riunione ai partecipanti e ad altre parti interessate. Ciascun passo della procedura guidata è facoltativo, in modo da fornire un approccio flessibile alla cattura delle informazioni chiave. La procedura guidata Registra verbali riunione supporta anche i verbali in lavorazione, consentendo di registrare le informazioni tutte in una volta oppure durante un intervallo di tempo. È possibile acquisire le seguenti informazioni sulla riunione:
- Dettagli della riunione
- Sono inclusi l'oggetto della riunione, l'ubicazione, la data/ora di inizio e
di fine, il nome della persona che ha organizzato la
riunione e l'agenda della riunione. Qualsiasi informazione immessa come parte della pianificazione
della riunione verrà pre-inserita nei dettagli della riunione.
- Note e decisioni della riunione
- Le note e le decisioni della riunione possono essere registrate in formato rich text. Si tratta di fasi separate nella procedura guidata della riunione.
- Presenza alla riunione
- È possibile aggiungere invitati alla riunione al relativo elenco.
Gli ulteriori invitati possono essere aggiunti insieme ai relativi indirizzi email,
per consentire l'invio dei verbali.
- Azioni riunione
- È possibile aggiungere tutte le azioni di riunione su cui è stata presa una decisione ai verbali della riunione insieme alla persona responsabile dell'azione ed alla data di scadenza entro la quale l'azione deve essere completata. In
background viene creato un incarico per tenere traccia dell'avanzamento ed è visualizzabile da una casella di posta dell'utente interno
e da un elenco di azioni dell'utente esterno.
- File della riunione
- È possibile allegare file al verbale di una riunione. I file allegati sono accessibili
tramite la visualizzazione del verbale della riunione.
- Casi della riunione
- È possibile associare alla riunione uno o più casi, se pertinenti.
- Riepilogo della riunione
- Si tratta di un riepilogo delle informazioni dei verbali della riunione registrate
fino a quel momento.
Una volta registrati i verbali della riunione, l'organizzatore della riunione o l'utente che ha registrato i verbali può emetterli a qualsiasi persona invitata alla riunione. Per impostazione predefinita, i verbali della riunione vengono emessi via email con i verbali in un documento PDF allegato, per cui sono richiesti gli indirizzi email. Viene visualizzato un messaggio informativo quando i verbali vengono emessi ed uno o più indirizzi email sono mancanti o non validi.
Le riunioni possono essere emesse più volte e viene gestito un record della cronologia dei verbali emessi. Ogni
volta che viene rilasciata una versione del verbale della riunione, questa diventa il riferimento. Ciò consente di visualizzare i verbali reali nello stato in cui si trovavano al momento dell'emissione.