Enquanto as informações de endereço de email podem ser registradas para todos os tipos de participante, os endereços de pessoa e possível candidato são mantidas como evidência. Uma pessoa ou possível candidato pode ter um tipo de endereço de email pessoal ou de negócios, e várias instâncias de cada tipo também são permitidas. As datas ‘De’ e ‘Para’ são utilizadas para registrar o período durante o qual um determinado endereço de email é válido. Os detalhes de um endereço de email não se alteram ao longo do tempo. Enquanto um indivíduo pode parar de utilizar um determinado endereço de email, os detalhes desse endereço de email não mudam. Por esse motivo, ao manter informações de endereço de email no sistema, os usuários devem criar novos registros ou corrigir os registros existentes e sucessões não são permitidas.
Registros de endereço de email intermediados a partir de outro caso são processados automaticamente. Para fazer isso, o sistema verifica o registro recebido para determinar se o sistema deve tratar o endereço de email como um novo registro, modificar um endereço de email existente ou considerá-lo uma duplicata de um endereço de email já mantido. Se o endereço for considerado uma duplicata (onde todos os atributos no registro correspondem a um registro de endereço de email retido) nenhuma atualização é feita.
Para determinar se um novo registro será incluído ou um registro existente será modificado, o sistema primeiro verifica se há um registro existente que seja logicamente idêntico. Logicamente idêntico significa que um número de atributos corresponde ao registro recebido - nesse caso, isso incluiria 'tipo de email' e 'endereço'. Se os atributos corresponderem, o sistema, então, atualizará o registro existente mantido com os detalhes sobre o registro recebido (em que o registro recebido tem a data de recebimento mais recente). Se nenhum dos atributos corresponder, o sistema incluirá este como um novo endereço de email.