Registros de identificação são utilizados para armazenar diferentes formas de identificação do participante, como números de passaporte e CPFs. Organizações normalmente utilizam registros de identificação para identificar e procurar participantes.
Se uma referência de identificação não é inserida no registro da pessoa ou possível candidato, o sistema cria automaticamente um registro de evidência de identificação de número de referência. Uma pessoa ou possível candidato pode ter várias instâncias da maioria dos tipos de identificação, mas pode ter apenas um número de CPF ou número do cartão de saúde em qualquer momento.As data 'De' e 'Para' são utilizadas para registrar o período de validade do formulário de identificação particular. Por exemplo, uma pessoa pode ter dupla cidadania e, portanto, ter dois passaportes válidos, ambos com datas de validade. Se a pessoa renovar ambos os passaportes, o usuário pode simplesmente atualizar as datas 'Para' em ambos os registros de Identificação. Se essa pessoa entrar em contato com a organização para informar, digamos, que ele erroneamente digitou o número do passaporte errado ao se inscrever online para benefícios, o usuário pode localizar o registro de Identificação relevante e atualizá-lo como uma correção. Porque as referências de identificação não se alteram ao longo do tempo, sucessões não são permitidas.
Registros de identificação intermediados a partir de outro caso são processados automaticamente. Para fazer isso, o sistema verifica o registro recebido para determinar se o sistema deve tratar o registro de identificação como um novo registro, modificar um registro existente ou considerá-lo uma duplicata de um registro de identificação já mantido. Se o registro de identificação for considerado uma duplicata (onde todos os atributos no registro correspondem a um registro de endereço de email retido existente) nenhuma atualização é feita.
Para determinar se um novo registro será incluído ou um registro existente será modificado, o sistema verifica se há um registro existente que seja logicamente idêntico, comparando os atributos 'Referência de ID' e 'Tipo'. Se os atributos corresponderem, o sistema, então, atualizará o registro existente mantido com os detalhes sobre o registro recebido (em que o registro recebido tem a data de recebimento mais recente). Se nenhum dos atributos corresponder, o sistema incluirá este como um novo registro de identificação.