Enquanto os números de telefone podem ser registrados para todos os tipos de participante, os números de telefone de pessoa e possível candidato são mantidos como evidência. Uma pessoa ou possível candidato pode ter diversos diferentes tipos de números de telefone e várias instâncias de cada tipo também são permitidas.As datas ‘De’ e ‘Para’ são utilizadas para registrar o período durante o qual um determinado número de telefone é válido. Porque números de telefone não mudam ao longo do tempo, os usuários devem modificar registros existentes como correções. Por exemplo, um cliente pode contatar a organização para dizer que digitou o número errado em sua inscrição online. O usuário pode localizar seu registro de número do telefone e atualizá-lo como uma correção.
Registros de número de telefone intermediados a partir de outro caso são processados automaticamente. Para fazer isso, o sistema verifica o registro recebido para determinar se o nome deve ser tratado como um novo registro, modificar um registro existente ou se é uma duplicata de um registro já retido. Se o registro de número de telefone for considerado uma duplicata (onde todos os atributos no registro correspondem a um registro existente retido) nenhuma atualização é feita. Para determinar se um novo registro será incluído ou um registro existente requer modificado, o sistema verifica se há um registro existente que seja logicamente idêntico, comparando todos os atributos, exceto os campos de data. Se os atributos corresponderem, o sistema, então, atualizará o registro existente mantido com os detalhes sobre o registro recebido (em que o registro recebido tem a data de recebimento mais recente). Se nenhum dos atributos corresponder, o sistema incluirá este como um novo registro de número de telefone.