Informações de registro são salvas para cada participante quando ele é registrado. Estas informações incluem as preferências do participante, o nível de sensibilidade e as informações de pagamento.
As preferências de um participante indicam o escritório público, o método de comunicação e o idioma de preferência do participante.
O nível de sensibilidade do participante indica os usuários que poderão acessar as informações do participante. Cada usuário é designado a um nível de sensibilidade no sistema. Para que um usuário acesse e/ou modifique os detalhes do participante, o usuário deve ter um nível de sensibilidade igual ou superior ao nível de sensibilidade do participante.
As informações de pagamento do participante indicam a moeda, o método de pagamento e a frequência na qual os pagamentos de terceiros são emitidos para o participante. Pagamentos de terceiros são emitidos para participantes registrados com base nas deduções dos pagamentos de benefício de uma pessoa. Por exemplo, uma quantia pode ser deduzida do benefício de uma pessoa e usada para pagar o fornecedor de um utilitário, tal como combustível ou eletricidade. Pagamentos de terceiros são emitidos como o resultado do processamento de caso. As informações de pagamento não são mantidas para prospectos ou representantes.
Para gerenciar efetivamente a elegibilidade e a entrega dos benefícios e serviços a pessoas e possíveis candidatos, informações sobre a comunidade social à qual a pessoa ou possível candidato pertence são salvas para estes tipos de participantes durante o registro. Informações da comunidade social auxiliam na determinação de elegibilidade por estratos da sociedade aos quais o participante pertence e incluem detalhes sobre origem étnica, raça e grupo indígena. Informações adicionais que podem ser salvas para a pessoa e possíveis candidatos incluem nacionalidade e país de nascimento.
Um exemplo de origem étnica é Hispânico ou Latino. Exemplos de etnia incluem Negro/Afro-americano e Branco/Caucasiano. Uma ou mais etnias podem ser capturadas para um participante, se apropriado. Isto permite que o participante seja avaliado para todos os benefícios e serviços que são aplicáveis para cada etnia. Grupos indígenas fazem referência a comunidades específicas da origem à qual a pessoa ou possível candidato pertence. Por exemplo, Astecas, Babine, Bahwika e assim por diante. Exemplos de grupos indígenas incluem Esquimós, Maias e Lakota. Detalhes indígenas incluem se o participante é ou não um membro de um grupo indígena e o grupo indígena ao qual o participante pertence.