O registro do participante coloca um indivíduo ou órgão em uma função específica e define o tipo de participante do indivíduo ou órgão. O processo de registro pode ser configurado para facilitar os requisitos de negócios da organização; ele pode ser implementado como um processo independente ou como parte do processamento de caso, rastreamento, admissão, etc. Por exemplo, uma pessoa pode ser registrada independentemente de qualquer outro processo de negócios ou como parte da criação do caso.
O registro do participante também inclui um novo participante no sistema. Diversas categorias de informações podem ser armazenadas para cada novo participante. Embora algumas destas categorias sejam comuns para todos os tipos de participantes, outras se relacionam apenas a alguns tipos de participantes. Por exemplo, a informação comum de data de nascimento geralmente é útil ou aplicável a todos os tipos de participantes. Por exemplo, informações de endereço podem ser mantidas para todos os tipos de participantes e são usadas para correspondência do participante. Informações adicionais geralmente são úteis ou aplicáveis a alguns tipos de participantes. Por exemplo, informações de residência estrangeira só podem ser mantidas para pessoas e possíveis candidatos.
O registro do participante valida que todas as informações necessárias são coletadas. Ele também verifica para determinar se um participante já foi registrado. Isto evita que o mesmo participante seja incluído no sistema mais de uma vez. Ele também evita que uma pessoa ou empregador que já está registrado como um participante seja registrado novamente como prospecto.
Além disso, o registro do participante suporta diversos registros para um indivíduo ou órgão. Por exemplo, um órgão que fornece produtos e emprega pessoas pode ser registrado como um fornecedor de produto e um empregador. Um registro separado é concluído para cada tipo de participante, mas os participantes são vinculados no sistema e as informações são compartilhadas entre eles.