Os indivíduos podem ser registrados como participantes "possíveis candidatos" se a organização não tiver informações suficientes para registrá-los como pessoas participantes. Possíveis candidatos podem ser registrados como parte da criação de um novo caso de rastreamento ou eles podem ser registrados da mesma maneira que outros tipos de participantes. Eles são modelados de maneira semelhante a pessoas participantes, mas há menos requisitos de informações durante o registro do possível candidato. Isto significa que um indivíduo pode ser rastreado para possível elegibilidade, mesmo que as informações sobre tal indivíduo sejam limitadas. Se a organização obtém mais informações sobre um indivíduo após registrá-lo como um possível candidato, ele pode então ser registrado como uma pessoa participante.
Possíveis empregadores são registrados da mesma maneira que outros tipos de participantes. Se a organização obtém mais informações sobre um empregador após registrá-lo como um possível empregador, ele pode então ser registrado como um participante empregador.
O registro do representante é diferente do registro padrão. Os representantes podem ser registrados como contatos para participantes, correspondentes para participantes ou casos e designados do caso. Os representantes são registrados como parte da criação destas funções ao invés de um processo de negócios independente. Por exemplo, quando uma carta é enviada para um correspondente que não é um participante registrado, o correspondente é automaticamente registrado como um representante. As informações inseridas para o correspondente (tais como nome e endereço) são automaticamente transferidas para o representante. Observe que os representantes geralmente são acessados a partir do local onde foram registrados porque seu propósito está relacionado apenas à função para a qual eles foram incluídos. A data de nascimento do representante é usada para diferenciar um representante do tipo pessoa de um representante do tipo organização.