虽然可为所有参与者类型记录电子邮件地址信息，但是会将人员和潜在人员电子邮件地址作为证据来维护。 人员或潜在人员可具有个人或业务电子邮件地址类型，并且还允许每种类型的多个实例。 “起始”和“结束”日期用来记录特定电子邮件地址有效的时间段。 电子邮件地址的详细信息不会随着时间而更改。 虽然个人可能停止使用特定电子邮件地址，但是该电子邮件地址的详细信息不会更改。 出于此原因，在系统中维护电子邮件地址信息时，用户必须创建新记录或更正现有记录，并且不允许存在继承项。
会自动处理设法从另一案例获得的电子邮件地址记录。 为了执行此操作，系统会检查入局记录以确定系统是否应该将该电子邮件地址视为新记录，修改现有电子邮件地址或将它视为已保留的电子邮件地址的重复项。 如果电子邮件地址被认为是重复项，那么不会进行任何更新；在此情况下，该记录上的所有属性都与保留的现有电子邮件地址记录匹配。
为了确定是添加新记录还是修改现有记录，系统会首先检查是否存在逻辑上相同的现有记录。 逻辑上相同意味着大量属性与入局记录匹配 - 在此情况下，这将包括“电子邮件类型”和“地址”。 如果这些属性匹配，那么系统会使用有关入局记录的详细信息来更新已保留的现有记录；在此情况下，入局记录具有最新接收日期。 如果其中任何属性都不匹配，那么系统会将此记录添加为新的电子邮件地址。