如果组织没有足够信息将个人注册为个人参与者，那么可将这些个人注册为潜在人员参与者。可在创建新筛滤案例的过程中注册潜在人员，也可采用注册其他参与者类型的方式注册潜在人员。潜在人员的建模方式类似于个人参与者的建模方式，但是在潜在人员注册期间，存在较少信息需求。这意味着，即使关于个体的信息有限，也可针对潜在的资格筛滤该个体。如果组织在将其注册为潜在人员之后获得关于个体的更多信息，那么接着可将该潜在人员注册为个人参与者。
注册潜在雇主的方式与注册其他参与者类型的方式相同。如果组织在将其注册为潜在雇主之后获得关于雇主的更多信息，那么接着可将其注册为雇主参与者。
代表注册不同于标准注册。代表可注册为参与者的联系人、参与者或案例的通讯者以及案例被提名者。代表是在创建这些角色的过程中注册，而不是作为独立的业务流程注册。例如，将书信发送至不是已注册参与者的通讯者时，该通讯者会自动注册为代表。为该通讯者输入的信息（例如姓名和地址）会自动转移至该代表。请注意，由于代表的作用仅与添加这些代表时所针对的角色相关，因此通常从注册这些代表的场所对其进行访问。代表的出生日期用来区分个人代表与组织代表。