有時候，機構可能需要翻譯者在當事人與社會工作者之間進行協調。如果處理當事人案例的社會工作者無法使用該當事人的偏好語言與當事人進行互動，則可能需要翻譯服務。當當事人向機構登錄時，會記錄當事人的偏好語言。例如，James Smith 向機構登錄時，他的偏好語言是記錄為「西班牙文」，而且他不會說任何其他語言。為了能夠與該當事人進行互動，負責管理 James Smith 案例的社會工作者必須能夠以西班牙文與 James 進行互動，或有一個能在他們之間協調的翻譯者。
判定對翻譯者的需求將根據個別案例提供的翻譯需求而逐一案例進行評估。例如，當事人可能針對某一個案例需要翻譯服務，但對另一個案例並不需要。當事人對翻譯者的需求可以由社會工作者手動記錄，也可以由系統自動判斷。當事人的翻譯需求是由社會工作者手動設定，或由系統自動設定，是由逐一案例設定的配置設定指示，作為應用程式管理的一部分。如需相關資訊，請參閱配置案例類型。
在整個案例生命週期的不同時間點會自動決定對翻譯者的需求，例如，當新的案例成員新增至案例時，或案例重新指派給新的案例擁有者時。系統會檢查社會工作者的語言技能是否符合當事人偏好的語言，來判斷對翻譯者的需求。如果它們不相符，則系統會判定需要翻譯者。即使翻譯需求是由系統初始判斷，社會工作者也可以手動更新案例的翻譯需求。
如果案例參與者需要翻譯者，當社會工作者檢視案例參與者詳細資料時，會通知社會工作者有此需求。此外，系統會顯示需要翻譯服務的參與者偏好的語言。