參與者登錄會將個人或主體放在特定的角色，並且定義該個人或主體的參與者類型。您可以設定登錄程序，以協助組織的商業需求；它可以作為獨立程序實作，也可以在案例處理、篩選及受理等過程中實作。例如，您可以不依靠任何其他商業程序，獨立登錄個人，或者在建立案例過程中登錄個人。
參與者登錄也會將新的參與者新增至系統。您可以為每一個新參與者儲存數個種類的資訊。雖然其中有些種類是所有參與者類型共用的種類，但是其他種類只與特定參與者類型相關。例如，出生日期就是所有參與者類型通常有用或適用的共用資訊。例如，可針對所有參與者類型維護地址資訊，並可將它用於參與者郵件。其他資訊通常僅對部分參與者類型有用或適用。例如，只能針對個人及候選人維護外國居留權資訊。
參與者登錄會驗證已收集所有必要資訊。此外，也會進行檢查以判定參與者是否已登錄。這會防止多次將相同參與者新增至系統中。此外，也會防止將已登錄為參與者的個人或雇主重新登錄為候選人。
此外，參與者登錄支援多次登錄個人或主體。例如，提供產品及雇用個人的主體可同時登錄為產品提供者及雇主。每一個參與者類型會獨立完成登錄，但這些參與者將在系統上進行鏈結，並在它們之間共用資訊。