如果組織沒有足夠的資訊可以將個人登錄為個人參與者，則可以將該個人登錄為候選人參與者。候選人可以在建立新篩選案例過程中進行登錄，或者可以使用與登錄其他參與者類型的相同方式來登錄候選人。候選人的塑型方式類似於個人參與者的塑型方式，但是在候選人登錄期間，所需的資訊較少。這表示，即使該個人的相關資訊有限，也可以篩選其可能資格。如果組織在將個人登錄為候選人之後，才獲得個人的其他相關資訊，即可將該候選人登錄為個人參與者。
候選雇主會以登錄其他參與者類型的相同方式進行登錄。如果組織在將雇主登錄為候選雇主之後，才獲得雇主的其他相關資訊，即可將該雇主登錄為雇主參與者。
代表登錄不同於標準登錄。代表可以登錄為參與者的聯絡人、參與者或案例的通信者及案例代理人。代表是在建立這些角色的過程中登錄，而不是作為獨立的商業程序登錄。例如，將信件傳送至非登錄參與者的通信者時，該通信者會自動登錄為代表。輸入的通信者資訊（例如，姓名及地址）會自動轉移至代表。請注意，因為代表的用途僅與新增這些代表時所針對的角色相關聯，因此通常從登錄這些代表的位置對其進行存取。代表的出生日期用來區分個人代表與組織代表。