Bei einem Finanzanweisungsposten handelt es sich um das elementarste Finanzverarbeitungselement in der Anwendung. Für jeden stattfindenden Finanzvorgang wird mindestens ein Anweisungsposten erstellt. Anweisungsposten werden für einen Fall erstellt, wenn Finanzkomponenten verarbeitet werden. Bei einer Finanzkomponente handelt es sich um einen Zeitplan zur Zahlung oder Rechnungsstellung. Ein Anweisungsposten für einen Fall ist dagegen eine Instanz dieses Zeitplans, z. B. eine Zahlung oder Rechnung.
Beispielsweise ist in einer Finanzkomponente geplant, dass an Thomas Schmidt ab 01. Januar jede Woche 25 Euro ausgezahlt werden. Am 01. Januar wird diese Finanzkomponente in einen Finanzanweisungsposten verarbeitet. Anschließend wird jede Woche bis zum Enddatum der Finanzkomponente ein Finanzanweisungsposten erstellt. Die von der Finanzkomponente übertragenen Informationen umfassen den Leistungsempfänger, das Lieferungsschema, den Betrag und den Zeitraum der Zahlung oder Rechnung.
Eine Finanzanweisung ist eine Übersichtsansicht mindestens eines Anweisungspostens. Durch die Zusammenfassung von Anweisungsposten zu einer einzigen Finanzanweisung werden alle Anweisungsposten derselben Kategorie eines Leistungsempfängers in eine einzige Finanzanweisung konsolidiert. Überdies können durch das Instrument des Zusammenfassens auch mehrere Zahlungen oder Verbindlichkeiten eines Leistungsempfängers konsolidiert werden.
Beispielsweise kann eine Anweisung erstellt werden, die sich aus vier einzelnen Zahlungsanweisungsposten zusammensetzt. Diese kann dann in Form einer Einzelzahlung an den Leistungsempfänger ausgegeben werden. Diese Art der Zusammenfassung ist nützlich, da dadurch die finanziellen Wechselbeziehungen zwischen der Organisation und den Beteiligten vereinfacht werden. Beispielsweise kann eine Zahlungsanweisung aus einem Anweisungsposten "Max. persönlich" und einem anderen Anweisungsposten für einen Abzug, z. B. "Abzug für Dritte", bestehen.
A payment group can also be created to allow the payment instruction line items from certain products/programs to be rolled up into one payment instruction. For example, if a nominee is paid $50, $75 and $100 from three different programs and no payment groups have been defined, all the payment instruction line items will be rolled up into a single payment instruction of $225. However, if an agency requires payments from certain programs to be rolled up separately, this can be achieved by creating payment groups. If a payment group is created for the programs/products of the first two payments ($50 and $75), then the system will generate two payment instructions - one for $125 and another for $100.
Finanzanweisungen und damit zusammenhängende Finanzanweisungsposten können auch außerhalb der Fallverarbeitung erstellt werden. Sie werden beispielsweise erstellt, wenn ein Zahlungseingang einer Verbindlichkeit zugeteilt wird, wenn eine manuelle Zahlung erfasst wird und wenn eine Verbindlichkeit abgeschrieben wird. Finanzanweisungstypen enthält eine Übersicht über die verschiedenen Finanzanweisungstypen und die damit zusammenhängenden Finanzanweisungsposten.