当案例工作者将客户转介给提供者时，客户和提供者都会收到转介通知。将使用发送给客户和提供者的通知函通知客户和提供者。案例工作者可记录提供者和客户转介信中显示的通知文本。可通过以下其中一种方法发出通知函：电子邮件、打印信函以邮寄或者打印信函并将其交给客户（如果他或她坐在案例工作者旁边）。
发送给客户和提供者的通知函基于预定义的模板。有关配置通知模板的信息，请参阅配置通知模板。
案例工作者可选择自动向客户或提供者发送通知函，也可通过打印这些信函并将其邮寄给客户或提供者来在日后发送。如果自动发送通知函，那么系统将根据注册期间为参与者记录的首选通信方式以及为其记录的任何通信异常来确定如何发出这些通知函。如果客户和/或提供者有首选通信方式（如电子邮件），那么系统会自动通过电子邮件发出通知函。
通信异常是无法用于联系客户或提供者的方法。如果客户或提供者存在电子邮件通信异常，那么系统将不会通过电子邮件来发出通知函。在这种情况下并如果不存在任何首选通信方式，那么系统将通知案例工作者以便通过其他方式（例如，通过电话）联系客户和提供者。有关系统如何确定自动发送通知函时要使用的通知方法的更多信息，请参阅配置通知机制。