Lorsqu'un assistant social recommande un client à un fournisseur, le client et le fournisseur sont informés de la recommandation. Ils le sont par l'intermédiaire de lettres de notification envoyées au client et au fournisseur. L'assistant social peut enregistrer le texte de la notification qui s'affiche dans les lettres de recommandation du fournisseur et du client. Les lettres de notification peuvent être émises via l'une des méthodes suivantes : courrier électronique, en imprimant la lettre pour envoi postal ou en imprimant la lettre et en la remettant en main propre au client s'il est en présence de l'assistant social.
Les lettres de notification qui sont envoyées aux clients et aux fournisseurs sont basées sur des modèles prédéfinis. Pour des informations sur la configuration des modèles de notification, voir la section Configuration des modèles de notification.
Les assistants sociaux ont la possibilité d'envoyer automatiquement les lettres de notification au client ou au fournisseur ou bien, ils peuvent les envoyer à une date ultérieure en les imprimant et en les envoyant par voie postale au client ou fournisseur. Si les lettres de notification sont envoyées automatiquement, le système détermine la façon dont elles sont émises en fonction de la méthode de communication privilégiée enregistrée pour les participants lors de l'enregistrement et des exceptions enregistrées pour leur communication. Si un client et/ou un fournisseur possède une méthode de communication privilégiée, comme le courrier électronique, le système envoie automatiquement la lettre de notification par courrier électronique.
Les exceptions de communication sont des méthodes qui ne peuvent pas être utilisées pour contacter le client ou le fournisseur. Si une exception de communication existe concernant les courriers électroniques pour un client ou un fournisseur, le système n'enverra pas les lettres de notification par courrier électronique. Dans ce cas, et si aucune communication privilégiée n'existe, le système informe l'assistant social afin que le client et le fournisseur puissent être contactés par un autre moyen, par exemple, par téléphone. Pour de plus amples informations sur la manière dont le système détermine la méthode de notification à utiliser lorsque les lettres de notification sont envoyées automatiquement, voir la section Configuration d'un mécanisme de notification.