Quando un operatore del caso rimanda un cliente ad un fornitore, sia il cliente che il fornitore ricevono una notifica del rimando. I clienti e i fornitori vengono informati tramite lettere di notifica inviate al cliente e al fornitore. L'operatore del caso può registrare il testo della notifica che viene visualizzato nelle lettere di rimando del fornitore e del cliente. Le lettere di notifica possono essere emesse tramite uno dei seguenti metodi: email, stampando la lettera per l'invio tramite posta o stampando la lettera e consegnandola fisicamente ad un cliente se è con l'operatore del caso.
Le lettere di notifica inviate ai clienti e ai fornitori si basano su modelli predefiniti. Per informazioni sulla configurazione dei modelli di notifica, consultare Configurazione dei modelli di notifica.
Gli operatori del caso hanno la possibilità di inviare le lettere di notifica al cliente o al fornitore automaticamente o in alternativa possono inviarle in una data successiva stampandole ed inviandole tramite posta al cliente o al fornitore. Se le lettere di notifica vengono inviate automaticamente, il sistema determina come vengono emesse in base al metodo di comunicazione preferito registrato per i partecipanti durante la registrazione e in base alle eventuali eccezioni di comunicazione registrate per loro. Se un cliente e/o fornitore ha un metodo di comunicazione preferito, ad esempio email, il sistema emette automaticamente la lettera di notifica tramite email.
Le eccezioni di comunicazione sono metodi che non possono essere utilizzati per contattare il cliente e il fornitore. Se esiste un'eccezione di comunicazione email per un cliente o un fornitore, il sistema non emetterà lettere di notifica tramite email. In questa situazione e se non esiste una comunicazione preferita, il sistema informerà l'operatore del caso in modo che possa contattare il cliente e il fornitore con un mezzo diverso, ad esempio, per telefono. Per ulteriori informazioni sulle modalità con cui il sistema determina il metodo di notifica da utilizzare quando le lettere di notifica vengono inviate automaticamente, consultare Configurazione di un meccanismo di notifica.