Quando um responsável pelo caso encaminha um cliente para um fornecedor, tanto o cliente quanto o fornecedor são notificados da referência. Clientes e fornecedores são notificados pelo uso de cartas de notificação que são enviadas para ambos. O responsável pelo caso pode registrar o texto da notificação que é exibido nas cartas de referência do fornecedor e do cliente. Cartas de notificação podem ser emitidas por um dos métodos a seguir: email, imprimindo a carta para postar ou imprimindo a carta e entregando-a em mãos para um cliente se ele estiver próximo do responsável pelo caso.
As cartas de notificação que são enviadas para clientes e fornecedores são baseadas em modelos predefinidos. Para obter informações sobre como configurar modelos de notificação, consulte Configurando Modelos de Notificação.
Responsáveis pelo caso têm a opção de enviar cartas de notificação para o cliente ou fornecedor automaticamente ou, como alternativa, podem enviá-las em uma data futura imprimindo e postando para o cliente ou fornecedor. Se as cartas de notificação forem enviadas automaticamente, o sistema determinará como elas são emitidas com base no método de comunicação preferencial registrado para os participantes durante o registro e em quaisquer exceções de comunicação registradas para eles. Se um cliente e um fornecedor tiverem um método de comunicação preferencial, como email, o sistema emitirá automaticamente a carta de notificação por email.
Exceções de comunicação são métodos que não podem ser usados para contatar o cliente ou fornecedor. Se uma exceção de comunicação de email existir para um cliente ou fornecedor, o sistema não emitirá cartas de notificação por email. Nessa situação, e se não existir nenhuma comunicação preferencial, o sistema informará o responsável pelo caso para que o cliente e o fornecedor possam ser contatados por meios diferentes, por exemplo, por telefone. Para obter informações adicionais sobre como o sistema determina o método de notificação a ser usado quando cartas de notificação são enviadas automaticamente, consulte Configurando um Mecanismo de Notificação.